Персонифицированный отчет в году. Функции и формы отчетности персонифицированного учета. Не пугайтесь, изменения не столь существенны

В этой информационной статье мы разберем, что представляет собой персонифицированный учет, а также разъясним и ответим на возникающие в ходе работы вопросы у бухгалтеров и кадровиков, при составлении формы персонифицированного учета и ее подаче в Пенсионный Фонд.

В статье собрано все, что требуется знать о персонифицированном учете, поэтому она будет весьма полезна как начинающим специалистам, так и экспертам.

Персонифицированный учет: что это, его задачи и функции

Выясним, что же такое персонифицированный учет, а также определим его основные задачи и функции, но давайте-ка для начала перенесемся на 20 лет назад в прошлое.

Немного истории

Итак, год 1995-й… Тогда люди еще не знали, что такое СНИЛС. Сотрудникам Пенсионного Фонда, особенно в регионах, приходилось, мало того, что вручную обрабатывать огромные объемы информации, так еще и вести разъяснительную работу, ведь люди не понимали, что это за «зеленая карточка» и зачем она собственно нужна.

Это сегодня СНИЛС в обязательном порядке присваивается ребенку с момента рождения, а тогда вся эта система только зарождалась.

Только к 1999 году был отлажен механизм работы по сбору сведений о стаже работы, заработной плате и пенсионных отчислениях.

Было очень сложно, потому что не все умели работать на компьютерах, да и программы были не такие совершенные.

Персонифицированный учет: наши дни

С введением электронного документооборота персонифицированный учет, или иначе его называют индивидуальным, значительно упростился. Сегодня это автоматизированная система для сбора и хранения всей необходимой информации о гражданах, необходимой для начисления и перерасчета пенсий.

Чтобы поддерживать и синхронизировать этот мощный программный комплекс, необходимо собирать сведения от работодателей и вносить их в единую базу персонифицированного учета. Таким образом, ведение индивидуального учета – это совместный труд работодателей, сотрудников кадрового подразделения и расчетной , а также непосредственно работников Пенсионного Фонда.

Чтобы еще больше упростить задачу, были созданы и внедрены особые формы отчетности, но об этом чуть позже.

Теперь мы хотим понять, для чего нужен этот индивидуальный учет. Для этого определим основные задачи и функции персонифицированного учета, и все сразу будет понятно и встанет на свои места.

Задачи персонифицированного учета

Перечислим основные задачи:

создание единой информационной системы, содержащей актуальные сведения о застрахованных лицах;
обеспечение прозрачности сведений по начислению страховых и накопительных взносов;
актуализация в общей базе, полученных от работодателей достоверных данных о сотрудниках.

Функции персонифицированного учета

К основным функциям персонифицированного учета относят:

обеспечение пенсионных прав граждан;
оперативное информирование застрахованных лиц об актуальном состоянии их лицевых счетов;
эффективный контроль поступления обязательных страховых взносов, перечисляемых работодателем в системе ОПС.

Думается, это не прозвучит излишне пафосно, если сказать, что все участники процесса, ответственные за ведение персонифицированного учета, в прямом смысле решают судьбы людей. Ведь собственно от них и зависит, насколько корректно будет произведено начисление или, при необходимости, сделан перерасчет чьей-то пенсии.

Нормативно-правовая база

Напомним, что организация персонифицированного учета законодательно регулируется Федеральным законом от 01.04.1996 г. №27-ФЗ .

Также имеется ряд регламентирующих постановлений Правительства, хотя, по сути, вся ключевая информация содержится именно в этом законе, при внимательном прочтении которого можно убедиться, что там довольно четко прописаны права и обязанности непосредственных участников и заинтересованных лиц системы персонифицированного учета.

Как и любой правовой документ, с течением времени этот Федеральный закон претерпевал изменения.

Ознакомимся с изменениями подробнее.

Что конкретно изменилось и внедрилось

С 1 января 2016 года в данном Федеральном законе появились некоторые изменения и дополнения. Федеральным законом от 29 декабря 2015 г. № 385-ФЗ внесен ряд изменений, вступивших в силу 1 апреля и 1 мая 2016 года соответственно.

Изменения коснулись:

обязательного страхования работающих пенсионеров;
индексации страховых выплат;
мер ответственности работодателей за предоставление недостоверной информации о застрахованных лицах.

Как отчитываться будем

Форма отчетности РСВ-1 утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 16.01.2014 г. № 2п. Обратите свое внимание, что в свете вышеобозначенных нами поправок данная форма также претерпела изменения.

Уже начиная с отчетности за I квартал, данные о страховых взносах подавались в составе обновленной формы. Заметим, что для организаций, численностью более 25 человек, такая форма обязательна к подаче, в том числе и в электронном виде.

А конкретнее

Не пугайтесь, изменения не столь существенны:

Раздел 4 формы РСВ-1 ПФР. Перерасчет страховых взносов за прошлые периоды теперь должен отражаться не суммарно в целом, а раздельно по каждому периоду.
Раздел 6 формы РСВ-1 ПФР. Здесь поменялись характеристики кодов, обозначающие иностранцев и других лиц, временно пребывающих на территории Российской Федерации.

Что же еще новенького

С учетом всех этих вступивших в силу изменений в системе персонифицированного учета вводится также новая форма СЗВ-М, утвержденная постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 года № 83п. Форма подается каждый месяц не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Ее цель очень проста – выявить работающих пенсионеров. Это связано с тем, что с 2016 года данная категория граждан будет получать пенсию без индексации.

Сведения берем из личных дел сотрудников:

Обратите внимание, что даже если в штате нет таких сотрудников, форма все равно является обязательной к подаче.

Поставим везде прочерки и спим спокойно.

Инструкции по отчетности

Как вы уже успели понять из вышеизложенного материала, сведения индивидуального учета подаются в составе формы РСВ-1, что значительно упрощает дело. Все для вас, дорогие бухгалтера и кадровики!

Тот самый раздел 6

Если мы откроем новую форму РСВ-1, то увидим в ней раздел 6.

Его заполняют работодатели, выплатившие в отчетном периоде определенные суммы физическим лицам по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе по договорам авторского заказа и лицензионным договорам.

Обращаем внимание, что на каждое застрахованное лицо составлен отдельный раздел, то есть, сколько в штате таких лиц, столько и будет разделов. Если выплаты за отчетный квартал не имели места – просто ставили прочерки.

Если будете заполнять раздел 6, не забудьте также проставить все сведения в подразделе 2.5, включающий в себя перечень пачек документов, подаваемых для отчета.

Для организаций с большой численностью штата

Наверняка, вы уже знаете, что при подаче отчета необходимо формировать пачки по 200 человек в каждой. Затем пачки надо будет пронумеровать, а если подаем в электронном виде – каждый пакет формируем отдельным файлом с присвоением каждому файлу своего имени.

Отчетность в ПФР

Резюмируя все выше обозначенное и принимая во внимание нововведения, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны подать в Пенсионный Фонд две формы отчетности:

Обновленная ежеквартальная форма РСВ-1 (не забываем про электронный вид).
Ежемесячная форма СЗВ-М (независимо от наличия в штате работающих пенсионеров).

О новой отчетности в ПФР можно узнать из видео.

Отчетность по персонифицированному учету и штрафные санкции

На основании действующих нормативно-правовых актов на работодателя возлагается штраф за несвоевременно поданный отчет либо за отчет, содержащий недостоверную информацию. Как избежать?

Соблюдать сроки и подавать достоверные сведения о застрахованных лицах. Для этого необходимо лишь скрупулезно вести личные дела и бухгалтерию.

Штрафы при несоблюдении сроков отчета

Если говорить о конкретных суммах, то предусмотренный за несвоевременную подачу сведений штраф рассчитывается как 5% от суммы всех страховых взносов, начисленных за отчетный период. И так за каждый месяц опоздания.

Сумма штрафа не может быть меньше 1000 рублей и не должна превышать 30% суммы отчислений. Напоминаем, что и за несданные пустые формы тоже полагается штраф, пусть и в минимальном размере.

Штрафы при искажении/неполноте предоставленной информации

Даже если отчет сдан вовремя, но в ходе проверок будет установлено, что он содержит неактуальные или неполные данные, на работодателя также будет наложен штраф.

И причем взыскивать его пенсионный фонд будет уже через суд.

По сумме также 5% от квартальных отчислений.

Вопросы и ответы

Хотя формы отчетности довольно просты, у бухгалтеров и кадровых работников порой возникают вопросы по их заполнению. Попробуем ответить на самые распространенные.

Каковы сроки подачи отчетной формы СЗВ-М

Пожалуй, ответственному сотруднику не стоит напоминать о том, что тянуть с отчетом до последнего дня не стоит. Очевидно, что чем позже вы подадите отчет, чем меньше шансов внести в него соответствующие корректировки.

Как правило, работники Пенсионного Фонда достаточно лояльно относятся к работникам, подающим отчет впервые. Скажем больше, они не меньше вашего заинтересованы в успешном исходе дела.

Для наглядности приведем сроки в таблице.

Какими кодами пользоваться при заполнении формы РСВ-1? Задача сотрудников, ответственных за подачу форм отчетности, организовать свою работу таким образом, чтобы формирование отчета стало не одномоментной мерой, а закономерным результатом правильного ведения кадровой и бухгалтерской документации.

Обязательно ли подавать данный отчет в электронном виде

Скажем так: для организаций, численностью менее 25 человек – на свое усмотрение. Со штатом более 25 человек – в обязательном порядке.

Переносятся ли сроки подачи отчетности, если отчетные числа выпадают на праздники или выходные

Да, конечно. В этом отношении Пенсионный Фонд идет навстречу и переносит сроки.

Что делать, если я не успеваю вовремя подготовить отчет в ПФР

Как мы упомянули выше, за срыв сроков предоставления отчетности предусмотрен штраф. Поэтому стоит заблаговременно озаботиться вопросом подготовки отчета.

Для этого необходимо наладить эффективное взаимодействие расчетного отдела и кадрового подразделения, поскольку, только работая в связке, есть шанс с первого раза сдать качественный отчет, который будет содержать актуальные и достоверные сведения о работниках.

Надеемся, что прочитав изложенную выше информацию, вы поняли, что годовой и квартальный отчет – это не всегда стресс и нервотрепка.

Мы постарались как можно яснее изложить все особенности персонифицированного учета, и верим в то, что у вас никогда не возникнет никаких особых сложностей при подаче отчетных форм в Пенсионный Фонд.

Ознакомиться с обзором изменений форм и отчетности ПФР можно из видео.

Вконтакте

Об отчетности, сдаваемой в ПФР в 2018 году, можно почитать в другой .

Сроки предоставления отчетности в ПФР зависят от того, какую именно отчетность вы сдаете и каким способом (в электронном виде или на бумаге).

Кому разрешено представлять отчетность в ПФР на бумаге

Разобраться с тем, кто может представлять отчетность в Пенсионный фонд на бумаге, поможет наша таблица:

Показатель	Значение показателя, определяющее способ сдачи отчетности в ПФР	Способ представления отчетности в ПФР
РСВ-1 (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.2014 N 2п)
	25 человек и менее	На бумаге (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ)
	Более 25 человек	В электронном виде
(утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п)
Количество лиц, в отношении которых подается отчетность	24 человека и менее	На бумаге (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ)
Количество лиц, в отношении которых подается отчетность	Более 24 человек	В электронном виде

Сроки представления РСВ-1

Работодатели должны представить РСВ-1 в ПФР в эти сроки:

Сроки представления СЗВ-М

Сведения о застрахованных лицах представляются не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Причем этот срок един для всех работодателей: и для тех, кто отчитывается на бумаге, и для тех, кто представляет электронные отчеты.

Последний срок сдачи отчета в ПФР - выходной

Если крайний срок представления отчетности выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то последний срок сдачи отчета переносится на ближайший рабочий день, следующий за этим выходным/праздником (ч. 6 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Сроки сдачи отчетности в ПФР в 2016 году: РСВ-1 на бумаге

Сроки отчетности в ПФР в 2016 году следующие:

Отчет ПФР за 2016 год: срок сдачи РСВ-1 в электронном виде

В 2016 году электронный РСВ-1 нужно представить в следующие сроки:

Сроки сдачи ежемесячной отчетности в ПФР в 2016 году

СЗВ-М представляется в ПФР в 2016 году в следующие сроки:

Нарушение сроков сдачи отчетности в ПФР

Сроки сдачи отчетности в ПФР в 2017 году

В 2017 году работодателей ждут большие перемены.

Во-первых, администрированием страховых взносов будет заниматься ФНС. И страховую отчетность в свою ИФНС нужно будет представлять не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным/расчетным периодом (п. 7 ст. 431 НК РФ). Правда, налоговикам нужно будет сдавать расчеты начиная с отчетности за I квартал 2017 года. Т.е. отчитаться за 2016 г. нужно будет в ПФР, представив РСВ-1 в привычные сроки:

Во-вторых, в Пенсионный фонд придется отдельно сдавать данные персонифицированного учета. Нужно это будет делать не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Но так как за 2016 год эти сведения будут представлены в составе РСВ-1, то впервые сдать в ПФР ежегодный отчет работодателям нужно будет лишь в 2018 году.

В-третьих, изменится срок представления СЗВ-М. С 2017 года данный отчет необходимо будет сдавать в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ (в ред., действ. с 01.01.2017 г.)). Т.е. за декабрь 2016 г. работодатели должны будут представить СЗВ-М не позднее 16.01.2017 (15 января - воскресенье).

В 2016 году ПФР также нужно представить сведения индивидуального (персонифицированного) учета. В каком порядке представлять отчетность по персучету в 2016 году, узнаете из данной статьи

22.01.2016

В 2016 году действует обновленная форма расчета в ПФР . И в состав данной формы включены сведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Система персонифицированного учета в 2016 году построена таким образом, что сведения персонифицированного учета нужно заполнять и сдавать в составе формы РСВ-1. Поэтому сведения персонифицированного учета нужно представлять в 2016 году составе формы РСВ-1.

Обратите внимание, что таким образом система персонифицированного учета упрощена. Ведь нужно сдавать всего один расчет по форме РСВ-1 ПФР. Для сведений персучета в нем предусмотрен раздел 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица». Его заполняют страхователи, которые в отчетном периоде выплачивали суммы физлицам в рамках трудовых и гражданско-правовых договоров, а также по договорам авторского заказа и лицензионным договорам. На каждое застрахованное лицо составляется отдельный раздел. В итоге количество заполненных разделов 6 должно соответствовать количеству лиц, которым вы выплачивали вознаграждения. При этом если за последние три месяца отчетного периода в отношении работника отсутствовали выплаты, то раздел 6 в отношении него не подается. Согласитесь — это также упрощает работу.

Те, у кого есть раздел 6, также заполняют подраздел 2.5 формы РСВ-1 ПФР. Остальные в нем ставят прочерки. Указанный подраздел включает в себя перечень пачек документов, в которых содержатся исходные и корректирующие сведения персучета (подразделы 2.5.1 и 2.5.2соответственно). Дело в том, что сведения за работников складываются в пачки (не более чем 200 застрахованных лиц в каждой). Затем эти пачки нумеруются — при сдаче отчетности на бумаге. А если расчет подается через Интернет, то пачки формируются в отдельные файлы и каждому из них присваивается имя. Однако упрощенную систему налогообложения могут применять организации и предприниматели со средней численностью сотрудников не более 100 человек (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ). Соответственно пачка у вас будет только одна.

Напомним, сроки отчетности в ПФР (и — соответственно сведений персучета), в 2016 году, варьируются в зависимости от формата представления отчета. Если расчет сдается на бумаге, то нужно отчитаться не позднее 15 числа второго месяца, следующего за отчетным периодом. А если расчет в электронном виде, то не позднее 20 числа (подп. 1 п. 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ).

В настоящее время персонифицированные сведения представляются в ПФР в виде двух отчетов: СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п) и в составе РСВ-1 (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.2014 № 2п).

Персонифицированный отчет в Пенсионный фонд (РСВ-1)

Персонифицированным сведениям в РСВ-1 отведен раздел 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица».

Данный раздел заполняется на каждого работника/иного физлица, которому в отчетном периоде производились выплаты (по трудовым договорам, ГПД, договорам авторского заказа и т.д.) или с которым заключены трудовые договоры и/или ГПД.

В разделе 6 РСВ-1 среди прочего указываются следующие данные:

Ф.И.О. работника/иного физлица, его СНИЛС;
информация о суммах заработка, с которого начислялись страховые взносы;
информация о суммах страховых взносов.

СЗВ-М

В этом отчете указываются:

ФИО работника, с которым в отчетном периоде заключен/действует/прекращен трудовой договор (физлица, с которым в отчетном периоде заключен/действует/прекращен ГПД, договор авторского заказа и т.д.);
СНИЛС работника/физлица;
ИНН работника/физлица (если организация/ИП располагает этими сведениями).

Персонифицированный учет-2017

Администрированием страховых взносов с 2017 года будет заниматься ФНС. В связи в порядок представления персонифицированных сведений несколько меняется:

в ИФНС ежеквартально (не позднее 30 числа месяца, следующего за отчетным/расчетным периодом) нужно будет представлять расчет по страховым взносам, который будет содержать в том числе и персонифицированные сведения (п. 7 ст. 431 НК РФ (в ред., действующ. с 01.01.2017 г.)). ФНС уже разработала форму такого расчета (Проект).
в отделение ПФР персонифицированный отчет будет представляться один раз в год — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (в ред., действ. с 01.01.2017 г.)). Формы данного отчета пока нет. Здесь стоит отметить, что за 2016 год представлять такой отчет будет не нужно, так как персонифицированные сведения за этот год .

Что же касается СЗВ-М, то этот отчет, как и прежде, нужно будет представлять в свое отделение ПФР. Правда, есть новшества, касаемые срока сдачи СЗВ-М: с 2017 года нужно будет представлять не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (в ред., действ. с 01.01.2017 г.)), т. е. крайний срок подачи сдвинули на 5 дней.

Персонифицированный учет внедрен в практику для одной цели - накапливать информацию по всем поступающим взносам в ПФР для формирования пенсий. Основные правила организации учета уже продолжительное время не меняются, но для 2017 года есть некоторые новации, о которых пойдет речь в этой статье.

Закон об индивидуальном персонифицированном учете - ФЗ № 27 о принципах учетной работы

Персонифицированный учет организуется в компаниях и у индивидуальных предпринимателей на основе закона № 27-ФЗ, принятого еще 01.04.1996 и носящего название «Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования». В документе подробно прописана суть персонифицированного учета, порядок представления данных о взносах и проч.

Закон о персонифицированном учете определил, что обязанности по координации учетных мероприятий возлагаются на Пенсионный фонд РФ. Каждый плательщик взносов в соответствии с нормами этого документа должен раз в год регулярно подавать в ПФР сведения на работников (застрахованных лиц) следующего характера:

номер лицевого счета работника;
Ф. И. О. работника;
дата начала трудовых отношений, если трудовое соглашение заключалось в отчетном году;
дата прекращения трудовых отношений, если уволился работник в отчетном году;
годовой размер заработной платы и прочих выплат, сумма которых - это база для определения размера страховых взносов;
сумма взносов на обязательное социальное страхование.

Персонифицированный учет в 2016 году: ПФР - единственный адресат отчетов

Организация персонифицированного учета в 2016 году производилась на следующих принципах:

данные персучета вносились в форму РСВ-1 и сдавались ежеквартально;
отчет можно было сдавать на бумажном носителе, если штат работников не превышал 25 человек, при превышении этого порога плательщику вменялось в обязанность пользоваться только электронной формой;
суммы взносов переводились плательщиками на счета ПФР, причем не производилось деления на страховую и накопительную части;
с апреля 2016 года в практику работы плательщиков был внедрен новый ежемесячный отчет СЗВ-М, содержащий перечень всех работников, трудящихся на предприятии на условиях постоянной занятости или по временным договорам.

Изменения в персонифицированном учете с 2017 года: ПФР передает полномочия ФНС

Персонифицированный учет в 2017 году остался в ведении ПФР, а вот контроль над поступающими страховыми взносами перешел от фондов к Федеральной налоговой службе.

Потоки отчетов разделились на следующие направления:

в ИФНС надлежит сдавать каждый квартал единый расчет, объединяющий сразу несколько форм (РСВ и 4-ФСС и пр.);
в ПФР, как и прежде, сдается СЗВ-М;
В ПФР по-прежнему надо будет сдавать годовые общие сведения персонифицированного учета .

Выбор бумажного или электронного носителя, как и раньше, поставлен в зависимость от числа работающих: до 25 человек - можно отправлять на бумаге, более 25 человек - только в электронной форме.

За Пенсионным фондом оставили право на штрафование плательщиков за искажение или несвоевременную подачу данных персонифицированного учета .

Информационный центр персонифицированного учета

Для надлежащей организации потоков сведений о застрахованных лицах и суммах поступающих взносов в Пенсионном фонде организован информационный центр персонифицированного учета . Центр должен:

обеспечить бесперебойный процесс поступления и обработки данных;
служить инструментом обмена данными между отделениями ПФР;
защищать информацию, хранящуюся в базе данных;
вести архивную работу;
консультировать и информировать заинтересованных лиц по всем направлениям работы.

Персучет организован для того, чтобы при выходе гражданина на пенсию у государства были все данные о его трудовой деятельности и суммах страховых взносов, внесенных на его лицевой счет. Поэтому при организации такого учета столь важна достоверность поступающей информации и своевременность ее поступления в ПФР.