Акт приема обучения работе на ккм. Положение о кассовой дисциплине. При возникновении неисправностей кассир обязан

Утверждаю
Заместитель министра финансов
Российской Федерации
П.В.ЧЕРНОМОРД
30 августа 1993 г. N 104

ТИПОВЫЕ ПРАВИЛА
ЭКСПЛУАТАЦИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ
ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ

В соответствии с Законом Российской Федерации "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" от 18.06.93 N 5215-1 Министерство финансов Российской Федерации устанавливает следующие Типовые правила эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.

I. Общие положения

При денежных расчетах с покупателями (клиентами) применяются два типа кассовых машин: электромеханические кассовые машины и электронные контрольно - регистрирующие машины (ЭКРМ). Контрольно - кассовая машина является счетно - суммирующим, вычислительным и чекопечатающим устройством.

На предприятиях разрешается эксплуатация только тех типов контрольно - кассовых машин, серийные образцы которых прошли испытания в установленном порядке и внесены в Госреестр.

Ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание, ремонт и списание кассовых машин должны производиться заводами - изготовителями или специализированными предприятиями, техническими центрами, наделенными соответствующими правами по данному роду деятельности.

Контрольно - кассовые машины, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия.

Контроль за соблюдением правил использования контрольно - кассовых машин, за полнотой учета выручки денежных средств на предприятиях осуществляют налоговые службы.

II. Правила эксплуатации

2.1. К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие настоящие "Типовые правила". С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности.

2.2. На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер (на маркировочной табличке), который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, "Книге кассира - операциониста" и др.), а также документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправку в ремонт, передачу другому предприятию и т.п.).

2.3. Кассовая машина должна иметь паспорт установленной формы, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. В паспорте указываются реквизит данного клише с обозначением наименования предприятия и номера кассы.

2.4. Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться при вводе в эксплуатацию новой машины и при инвентаризации, а при необходимости, в случае ремонта денежных счетчиков в мастерских только по согласованию с контролирующей организацией с обязательным участием ее представителя. Под контролирующей организацией понимаются органы Государственной налоговой службы Российской Федерации.

2.5. Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляется актом по форме N 26 (приложение N 1) в двух экземплярах, один из которых, как контрольный, передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в данном предприятии (магазине, кафе и пр.).

2.6. Передача машины в другое предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом по форме N 27 (приложение N 2), в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию предприятия. Соответствующая отметка об этом делается в "Книге кассира - операциониста" в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в котором дается соответствующая запись.

2.7. При ремонте денежных счетчиков непосредственно в предприятиях также составляется акт по форме N 27 с записью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.

2.8. Запасные машины до ввода их в эксплуатацию хранятся хорошо смазанными для защиты от коррозии, закрытыми чехлами на полках или стеллажах. Климатические параметры помещения должны соответствовать указанным в руководстве по эксплуатации.

III. Подготовка кассовых машин к работе

3.1. Ввод в эксплуатацию новых машин производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно - регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста - электроника. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявлять его руководству предприятия, учреждения.

3.1.1. При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.

3.2. Механик по ремонту кассовых машин (при необходимости программист-электроник) производит проверку исправности, опробование кассовой машины в работе и оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте.

Механик обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.

3.3. До включения кассовых машин в действие замок должен быть закрыт, а ключ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули) хранится у директора предприятия. Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором (заведующим) предприятия контролирующей организации - налоговой инспекции, где хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному лицу для проведения проверки.

3.4. На кассовую машину администрация заводит "Книгу кассира - операциониста" по форме N 24 (приложение 3), которая должны быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако "Книга кассира - операциониста" не заменяет кассового отчета (форма N 25).

3.5. При установке кассовых машин на прилавках магазинов или для работы официанта "Книга кассира - операциониста" ведется по сокращенной форме N 24-а (приложение 4).

3.6. Допускается ведение общей книги на все машины. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (NN 1, 2, 3 и т.д.) с указанием в числителе - заводского номера кассовой машины, показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т.п.) и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, директора (заведующего) и главного (старшего) бухгалтера.

3.7. Паспорт кассовой машины, "Книга кассира - операциониста", акты и другие документы хранятся у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.

3.8. Перед началом работы на кассовой машине:

кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).

3.8.1. Директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязан:

Открыть замок привода и счетчиков машины и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в "Книгу кассира - операциониста" за предыдущий день;

Убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу за текущий день на начало работы и заверить своими подписями;

Оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), данные на контрольной ленте заверить подписями и закрыть замок показаний денежных счетчиков;

Выдать кассирам (контролерам - кассирам, продавцам, официантам) ключи от замка привода машины;

Дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т.п.);

Обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующих размеров, красящей лентой и другими расходными материалами, предусмотренными для данного типа машины;

Дать указание кассиру (контролеру - кассиру, продавцу, официанту и др.) о начале работы, убедившись в исправности машины и готовности рабочего места к началу работы.

3.8.2. Кассир (контролер - кассир, продавец, официант и др.) обязан:

Проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;

Включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

Напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;

Нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;

Протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;

Разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).

IV. Работа кассира в течение смены

4.1. Кассир-операционист или другое материально ответственное лицо (контролер-кассир, официант, продавец, буфетчик, приемщик заказов и др.) обязаны:

Обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной, содержать ее в чистоте и порядке;

Осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;

Для одного покупателя (клиента) определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю (клиенту);

Получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар, в предприятиях общественного питания обозначенной в меню, или ценников в следующем порядке:

а) четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);

б) напечатать чек - при расчетах с использованием контрольно - кассовой машины;

в) назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

4.2. Чеки контрольно - кассовых машин на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). Кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями (клиентами) чекам только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чеку, выданному в данной кассе.

4.3. В случае ошибки кассира - операциониста:

При вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;

В выдаче сдачи покупателю (клиенту) при возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы;

Составить и оформить совместно с администрацией предприятия акт по форме N 54 (приложение N 5) о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, погасить их, наклеить на лист бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию (где они хранятся при текстовых документах за данное число);

Записать в "Книгу кассира - операциониста" суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных на день нулевых чеков;

Кассир-операционист не имеет права: снимать кассу без разрешения администрации;

Не выдавать кассовый чек покупателю (клиенту).

4.4. В случае установки кассы на рабочем месте продавца, приемщика заказов на них распространяются обязанности кассира - операциониста.

4.5. Кассир имеет право:

В течение смены по указанию директора (зам. директора) изменять шифр, применять штампы и оттиски "погашено", "счет", "контроль" и т.п.;

Получать распечатки по кассовой машине;

Изменять совместно с программистом (оператором) шифр в кассовой машине.

4.6. При возникновении неисправностей кассир обязан:

Выключить кассовую машину;

Вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;

Совместно с представителем администрации определить характер неисправности;

В случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно с представителями администрации проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли прописью, копейки цифрами) и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты;

В случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассовой машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в "Книге кассира - операциониста" на данную кассовую машину время и причину окончания работы.

Администрация при невозможности устранения неисправности силами кассира вызывает технического специалиста (механика, программиста, специалиста по электронике, систем управления, связи), сделав соответствующую запись в журнале вызова технического специалиста и регистрации выполненных работ (приложение N 6, форма N 30).

4.7. Кассиру запрещается:

Работать без контрольной ленты или склеивать в местах обрыва;

Допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме директора (заведующего) предприятия, его заместителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;

Покидать кассовую кабину без уведомления администрации и не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;

Самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа);

Не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

V. Особенности безналичного расчета с покупателями

5.1. Расчет посредством расчетных чеков учреждений Сбербанков.

Расчетный чек имеет серию и номер и представляет собой бланк установленного образца. На нем указывается сумма, на которую выдан чек (цифрами и прописью), фамилия, имя и отчество владельца чека, реквизиты учреждения банка, выдавшего чек, и срок действия чека. Расчетный чек заверяется подписями работников банковского учреждения и гербовой печатью с указанием даты выдачи.

При предъявлении расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир проверяет соответствие бланка чека установленному образцу, отсутствие подчисток, исправлений текста и суммы чека, соответствие контрольных цифр сумме, записанной на чеке, срок действия чека, наличие четкого оттиска гербовой печати и подписей работников банковского учреждения, после чего удостоверяется в личности предъявителя чека по паспорту или заменяющему паспорт документу.

Предприятие торговли несет материальную ответственность за прием и уплату за товар расчетного чека, заполненного с нарушениями "Инструкции о порядке применения расчетных чеков".

После проверки и принятия расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир ставит на обороте штамп с текстом "Чек принят в уплату за товар", с указанием номера и наименования магазина и даты приема чека, расписывается на штампе, а также отмечает в специальной ведомости данные о предъявленном покупателем паспорте или заменяющем его документе. После чего пробивает сумму, указанную в чеке, через кассовую машину на вторую секцию (пароль), по которой пробиваются только безналичные расчеты, и выдает кассовый чек.

Расчетные чеки (относится и к чековым книжкам), принятые в уплату за товары, магазин сдает в обслуживающее его учреждение банка вместе с денежной выручкой через инкассатора банка.

5.2. Расчет посредством чековых книжек.

Чековая книжка выписывается на любую сумму в пределах имеющихся средств вкладчика на счете в банковском учреждении.

Чековая книжка - именной документ. В ней указываются фамилия, имя и отчество владельца, номер отделения банка, выдающего книжку, количество чеков, имеющихся в книжке, их серия и собственные номера. Указываются также номер счета, на основании которого выдана чековая книжка, и сумма, на которую она выдана. Дата и срок действия книжки заверяются подписями работников банковского учреждения и печатью этого учреждения. Чековая книжка имеет установленный срок действия, который может быть продлен, о чем делается соответствующая запись, которая заверяется подписью работника банковского учреждения и печатью.

На каждом чеке указаны порядковый номер, серия и собственный номер чека, а на оборотной стороне - номер банковского учреждения, его местонахождение, номер счета по вкладу и другие данные, относящиеся к банковскому учреждению. Каждый чек имеет в книжке корешок под тем же номером.

При покупке товара владелец чековой книжки заполняет чек и корешок к нему. Заполненный чек, не отделенный от чековой книжки, вместе с паспортом предъявляется кассиру в уплату за товар.

При приемке чека кассир удостоверяется в личности владельца чековой книжки и сверяет данные с соответствующей записью на оборотной стороне чека и заверяет эту подпись своей подписью. Проверяет срок действия чековой книжки, а также правильность заполнения аналогично изложенному при работе с чеками.

Правильно заполненный чек в уплату за товар принимает кассир, отделив его от чековой книжки. Делает отметку (проставляет оттиск штампа магазина) на обороте чека с указанием даты его приема (месяц прописью) и расписывается. При подготовке выручки к сдаче в банк на оборотной стороне препроводительной ведомости и накладной к сумме с денежной выручкой в графе "Перечень предъявленных чеков" указывают номера и серии чеков, номер счета и наименование чекодателей, сумму каждого чека и общую сумму всех чеков.

5.3. Расчет посредством кредитных карточек.

Кредитная карточка - пластиковый прямоугольник с магнитной полосой, которая вмещает данные, необходимые для расчетов за товар.

При покупке товара вставляется в щель кассовой машины системного кассового терминала, имеющего связь с банком, по каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего карточка возвращается владельцу. При вводе кредитной карточки в машину набирается личный код, известный только владельцу.

VI. Окончание работы на кассовой машине

6.1. При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в "Книгу кассира - операциониста".

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром - операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно - кассовой машины.

После снятия показания счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в "Книге кассира - операциониста" и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

6.2. При расхождении фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте. При расхождении результатов сложения сумм на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с кассиром должен выяснить причину расхождений.

Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы "Книги кассира - операциониста".

По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

6.3. Закончив оформление кассовых документов, кассир производит:

Межремонтное обслуживание машины и готовит ее к следующему дню в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники.

Кассиры (контролеры - кассиры, продавцы, официанты и др.), работающие на кассовых машинах, должны быть снабжены следующими принадлежностями по уходу за ними:

Щетками для чистки шрифтов чекопечатающего механизма;

Кистями для окраски подушек и валиков чекопечатающего механизма;

Пинцетами для изъятия застрявших чековых лент;

Формалином или другими средствами для периодической дезинфекции денежных ящиков кассовых аппаратов;

Соответствующими ключами к кассовым машинам.

Ключ для гашения технических прогонов должен находиться у старшего кассира.

После проведения технического обслуживания кассир:

Закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;

Сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору (заведующему) предприятия, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру на хранение под расписку.

Старший (главный) кассир после получения всех необходимых документов составляет сводный отчет по форме N 25 (приложение 7) за текущий день.

Сводный отчет вместе с актами, приходными, расходными ордерами передается им в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

6.4. Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально - ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела.

Данные в памяти вычислительной машины уничтожаются в сроки (3 года) не меньше вышеуказанных для электромеханических касс.

Ответственность за хранение в течение указанного срока кассовых чеков, копий товарных чеков, контрольных лент и сохранение информации памяти машин несут директора (заведующие) и владельцы предприятий.

После окончания установленного срока хранения использованные кассовые чеки, копии товарных чеков, контрольные ленты, распечатки сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

VII. Обязанности обслуживающих организаций и механика
(оператора) по ремонту и техническому обслуживанию
кассовых машин

В городах с развитой сетью торговых предприятий, оснащенных большим количеством контрольно - кассовых машин, следует организовывать и обеспечивать деятельность республиканских (республик в составе Российской Федерации) и региональных (краевых, областных, межрегиональных, районных, городских) технических центров по их ремонту и обслуживанию.

7.1. Технический центр обязан:

Направить представителя на предприятие (по его заявке) для вскрытия заводской упаковки и расконсервации приобретенной контрольно - кассовой машины;

Обеспечить входной контроль новых кассовых машин, поступающих с заводов - изготовителей; провести необходимые работы по расконсервации, регулировке и техническому освидетельствованию, диагностике;

Обеспечить надежное закрепление маркировочной таблички с заводским номером машины, исключающее ее замену;

Опломбировать кассовые машины совместно с налоговой инспекцией;

Изготовить и установить фирменное клише с наименованием торгового предприятия и номером расчетного узла (кассы) или ввести его программным методом;

Произвести ввод машин в эксплуатацию и принять на техническое обслуживание;

Производить ежегодное техническое обслуживание, технические освидетельствования и все виды ремонтов;

Проводить списание изношенных и морально устаревших кассовых машин, их разборку и утилизацию.

Техническое обслуживание машин осуществляется для поддержания в постоянной исправности, предупреждения выхода из строя при эксплуатации и продления срока службы. При организации технического обслуживания руководствуются соответствующими ГОСТами. Техническое обслуживание означает строгое соблюдение предусмотренных для каждого типа машин структуры планово-предупредительных ремонтов (ППР) и межремонтных сроков и включает: межремонтное обслуживание, осмотр машины, текущий и капитальный ремонты.

Межремонтное обслуживание производится кассирами ежедневно.

7.2. Обязанности механика по ремонту и техническому обслуживанию кассовых машин.

Механик проводит плановые технические осмотры, включающие проверку состояния механизмов машины, устранение мелких неисправностей.

7.2.1. Механик обязан:

Предъявлять директору или представителю администрации или главному кассиру предприятия служебное удостоверение с фотокарточкой и с разрешения администрации предприятия произвести в присутствии кассира (контролера - кассира, продавца, официанта и др.) и главного (старшего) кассира осмотр и ремонт кассовой машины;

Производить периодически осмотр и профилактический ремонт кассовой машины в соответствии со структурой ППР данной модели, смазку всех трущихся деталей и проверку работы чекопечатающего механизма (подачу чековой и контрольной ленты), работу нумератора, красящего приспособления, замков и других механизмов кассовой машины;

Проверить блокировки машины;

Заполнить журнал вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ, сделав записи о проведенных работах в журнале и паспорте машины;

По окончании ремонта опломбировать (в случае снятия пломбы) своей пломбой и сообщить в налоговую инспекцию о необходимости пломбировки данной машины (работа на кассовой машине до установки новой пломбы налоговой инспекции запрещается);

Установить и подключить (при необходимости) запасную кассовую машину;

В случае необходимости ремонта денежных и контрольных счетчиков указать руководству торгового предприятия о необходимости направить машину в ремонт в технический центр (или другую обслуживающую организацию).

7.2.2. Ремонт и техническое обслуживание частными лицами запрещено.

7.2.3. Ремонт кассовых машин производить только после снятия показаний денежных суммирующих и контрольных счетчиков и снятия пломбы с кожуха аппарата (при необходимости).

7.2.4. Показания денежных и контрольных счетчиков по окончании ремонта проверяются, а кожух кассовой машины пломбируется. О результатах проверки машины и опломбирования кожуха составляется с участием механика акт по форме N 27 (приложение 2).

7.3. Обязанности оператора по ремонту и техническому обслуживанию электронных кассовых терминалов и контрольно - регистрирующих машин.

7.3.1. Специалисты по техническому обслуживанию и ремонту предъявляют директору (заведующему) предприятия, дежурному или главному (старшему) кассиру служебное удостоверение с фотокарточкой и, с разрешения администрации предприятия, производят в присутствии кассира (контролера - кассира, официанта) и главного (старшего) кассира осмотр, техническое обслуживание электронного кассового аппарата.

Ввод в эксплуатацию проводится специализированной подрядной организацией по отдельному договору согласно формуляру на кассовую машину.

7.3.2. Внесение изменений в программу работы электронной кассовой машины согласовывается с контролирующей организацией. Ремонт машины производится только после снятия показаний денежных суммирующих и контрольных счетчиков и при необходимости снятия пломбы с кожуха машины.

По окончании ремонта показания денежных и контрольных счетчиков проверяются, а кожух кассового аппарата пломбируется. О результатах проверки и пломбирования кожуха кассовой машины составляется акт по форме N 27 с участием директора, кассира - операциониста, специалиста техцентра и представителя налоговой инспекции.

7.3.3. Документы о неисправной работе денежных или контрольных счетчиков и заключение о пригодности электронной кассовой машины для дальнейшей работы или направлении ее в техцентр для ремонта подготавливает программист, заполняет паспорт на машину и журнал вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ соответствующими записями.

7.3.4. Настройка механизма печати осуществляется лицами, имеющими квалификационную группу по технике безопасности не ниже третьей. При настройке пользоваться инструкцией по настройке и приемке, руководством по эксплуатации, а при необходимости отдельные работы по технологическому прогону производить в цехах с проверкой на стендах.

7.3.5. Работа по техническому обслуживанию и ремонту проводится специализированной организацией на договорных началах с потребителем. Гарантийный ремонт кассовой машины проводит завод-изготовитель или специализированная организация, имеющая договор с заводом - изготовителем за счет завода - изготовителя.

7.3.6. Обслуживающие (сервисные) службы должны выдавать потребителю технический паспорт машины, а лица, обслуживающие кассовые машины, должны вносить в паспорт следующие данные:

1) дата и время поступления заявки пользователя о ремонте;

2) дата и время начала ремонта;

3) общее описание результатов осмотра внешних повреждений машины (наличие или отсутствие печати на ленте обшивки машин и т.д.);

описание проявлений (признаков) отказов, сбоев и т.п.;

4) описание действий по ремонту или техническому обслуживанию машины, с вывозом машины из места ее установки или без вывоза;

5) номер последнего выданного чека;

6) дата и время окончания работы и подпись лица, выполняющего обслуживание;

7) дата и время обратной доставки машины в случае, если работы производились не в месте установки машины.

VIII. Правила техники безопасности

8.1. При работе и техническом обслуживании кассовой машины необходимо кассиру - операционисту и техническим специалистам выполнять требования в отношении техники безопасности, изложенные в ПТБ, ПТЭ, ПУЭ, а также в руководстве по эксплуатации на данный вид кассовых машин, в том числе:

Рабочее место кассира должно быть оборудовано так, чтобы исключить возможность соприкосновения работающего с токоведущими устройствами, шинами заземления, батареями отопления, водопроводными трубами;

Включать машину в сеть следует через специальную розетку, которая должна быть заземлена;

Не разрешается применять предохранители, не рассчитанные на ток, предусмотренный технической характеристикой данной машины, и включать машину в сеть без предохранителя (заменять предохранитель "жучком");

До включения электромеханической машины в сеть необходимо проверить вращение рукоятки ручного привода против часовой стрелки;

Перед включением машины в электросеть надо осмотреть вилку, шнур, розетку и убедиться в их исправности (нет ли обрывов, оголений и т.п.);

Следует помнить, что у машин с автоматическим открыванием денежного ящика во время выдачи первого чека происходит выталкивание денежного ящика под действием пружин не менее чем на 1/3 его длины;

Не допускается вмешательство в работу машины после ее пуска до окончания рабочего цикла;

При остановке машины по неизвестной причине, а также при внезапном стопорении (остановка машины при незаконченном рабочем цикле) необходимо отключить ее от сети электропитания. Все работы по проверке электромеханической машины вести, используя ручной привод. При этом не следует применять чрезмерных усилий, чтобы проверить механизмы машины, остановившейся по неизвестной причине;

Запрещается проводить техническое обслуживание машины, включенной в сеть электропитания;

После окончания работы на машине необходимо отключить электропитание, вынув штепсельную вилку из розетки;

Не следует допускать к работе на машине лиц, незнакомых с правилами работы и техники безопасности.

8.2. В целях обеспечения безопасности работы кассира необходимо оборудовать кабину кассира устройством вызова охраны и администрации, а также предусмотреть аварийное освещение кассовой кабины.

Согласовано
Заместитель председателя
Комитета Российской Федерации по торговле
Н.А.ЛУПЕЙ
Заместитель руководителя
Государственной налоговой службы России
Н.В.ИВАНОВ
Заместитель председателя
Комитета Российской Федерации по машиностроению
А.Н.ВОЛДОРИН
Первый заместитель
председателя Госстандарта России
С.И.АВЕРИН

Приложение 1

с населением

С 1 января 1999 года взамен формы N 26 введена в действие форма N КМ-1 , утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 (Письмо МНС РФ от 27.08.1999 N ВГ-6-16/685).

Приложение 2
к Типовым правилам эксплуатации
контрольно - кассовых машин при
осуществлении денежных расчетов
с населением

С 1 января 1999 года взамен формы N 27 введена в действие форма N КМ-2 с населением

Многим бухгалтерам сейчас приходится осваивать незнакомую им ранее технику - контрольно-кассовые машины. Разберемся, что нужно знать, чтобы избежать претензий во время проверки.

Как работать на ККМ, рассказано в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин (утверждены письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Несмотря на то, что они относятся к расчетам с населением, их можно применять и при расчетах с фирмами.

Обратите внимание: фирма должна под роспись ознакомить кассира-операциониста с этими правилами. Кроме того, с ним нужно заключить договор о полной материальной ответственности. По каждой ККМ ведется журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Кассир ежедневно заносит в него данные о начальных и итоговых пробитых суммах и выручке за день.

Перед тем как работать на ККМ, ее нужно запрограммировать так, чтобы она печатала чеки с необходимыми реквизитами.

Настроить машину может специалист центра технического обслуживания.

Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

К обязательным реквизитам относятся:

Наименование и ИНН фирмы;
- заводской номер ККМ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки;
- стоимость покупки;
- признак фискального режима (это специальные символы, которые подтверждают, что ККМ зарегистрирована и ее память работает в фискальном режиме).

К дополнительным реквизитам, например, относятся:

Секции;
- выделение в чеках налогов;
- пароли кассиров.

При работе с фирмами также удобно, чтобы в чеке были указаны наименование покупателя и реквизиты договора, по которому получены деньги. Однако в большинстве у ККМ таких функций нет.

Секции можно распределить по отделам или группам клиентов. Например, разбивка по клиентам может быть такой:

1-я секция - для расчетов с физическими лицами (в чеках указывается налог с продаж);
- 2-я секция - для расчетов с фирмами (в чеках отдельной строкой выделяется НДС);
- 3-я секция - для расчетов с предпринимателями (в чеках пропечатываются НДС и налог с продаж).

Если вы принимаете деньги по платежным картам, для этого также нужно выделить отдельную секцию.

Начало работы

Перед началом работы на ККМ в нее надо вставить контрольную ленту. На ней надо указать тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных счетчиков. Данные на ленте надо заверить подписями кассира-операциониста и администратора.

После включения машины нужно проверить дату. На большинстве электронных ККМ она устанавливается автоматически. На других моделях ее нужно устанавливать вручную. Дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета. Иначе ККМ не перейдет в режим текущей работы.

Обратите внимание: дата и время на чеках должны соответствовать требованиям, установленным в постановлении Правительства от 8 января 1992 г. № 23 "О порядке исчисления времени на территории Российской Федерации". Если время отклоняется от реального более чем на пять минут, налоговые инспекторы постараются расценить это как неприменение ККМ и оштрафовать.

Перед тем как начать работу, нужно убедиться, что машина четко пропечатывает чеки. Для этого нужно напечатать чек с нулевой суммой. По нему также проверяют точность времени и дату. Пока не было пробито покупок, эти данные можно поправить. Нулевые чеки нужно хранить до конца дня.

Потом пробивают X-отчет (промежуточный). Он показывает необнуляемые остатки денежных счетчиков (по секциям и по общему итогу). В каждой машине для снятия X-отчета предусмотрена определенная комбинация клавиш (например, одновременное нажатие "Shift" и "X"). Эти показатели должны совпадать с цифрами, записанными в графе 9 журнала кассира-операциониста за предыдущий день. Они же отражаются в графе 6 как данные на начало текущего дня.

Работа в течение дня

На самых простых ККМ чеки пробиваются так. Кассир набирает на денежной клавиатуре стоимость покупки, нажимает номер секции, а затем клавишу "Enter" ("Итог"). ККМ также может предусматривать такие функции, как ввод цены по штрих-коду, подсчет промежуточного итога (когда кассир вводит сумму, полученную от покупателя, и машина считает сдачу), работу со скидками (надбавками) и т. п.

Обратите внимание: кассовый чек нужно выдать при получении денег от покупателя, а не вместе с товаром.

При работе с кассовым аппаратом могут возникнуть такие проблемы.

Если кассир пробил неверную сумму, надо выбить правильный чек и отдать его покупателю. Ошибочный чек нужно погасить (надорвать) и сохранить. В конце дня на такие чеки оформляют акт о возврате (форма № КМ-3). В акте нужно указать номер и сумму неправильно пробитых чеков. Чеки нужно наклеить на лист бумаги или прикрепить к акту и сдать в бухгалтерию.

Ошибочно пробитую за день сумму указывают в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшается выручка из операционной кассы за этот день.

Если покупатель вернул товар, деньги выдают из главной кассы. При этом он должен написать заявление о том, что он просит взять обратно товар и вернуть ему деньги.

Кассир-операционист должен составить акт на возврат чека (форма № КМ-3). Деньги покупателю выдаются по расходному кассовому ордеру.

Ошибочно пробитую за день сумму нужно указать в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшают выручку из кассы за текущий день. Если же чек на возврат товара принесут в другой день, то в журнале кассира-операциониста это уже не отражают.

Если касса не работает, нужно ее выключить и, вызвав администратора, оформить окончание смены. В журнале кассира-операциониста нужно указать время и причину завершения работы.

Перед тем как отдать ККМ в ремонт, нужно зафиксировать показания секционных и контрольных счетчиков в акте по форме № КМ-2. Когда механик вернет ККМ из ремонта, он восстановит эти данные в памяти машины.

Конец смены

В конце дня желательно сначала напечатать X-отчет. По нему предварительно проверяют соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. На ошибочные чеки составляют акт возврата (форма № КМ-3).

В конце рабочего дня кассир-операционист снимает Z-отчет. Эта операция фиксирует в памяти машины накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

В один день можно снимать несколько Z-отчетов. Например, по Z-отчету кассир может в течение дня сдавать накопившуюся выручку в главную кассу. Показания суммирующего счетчика и сумму дневной выручки нужно записать в журнал кассира-операциониста. Количество строк в журнале должно быть равно количеству снятых Z-отчетов.

По данным журнала нужно составить справку кассира-операциониста (форма № КМ-6). В нее переносятся данные о показаниях суммирующего счетчика на начало и конец дня и сумма выручки. В графе 8 указывают суммы, на которые составлены акты возврата (по форме № КМ-3). Итоговая выручка рассчитывается за вычетом этих сумм.

Снятые Z-отчеты нужно хранить в течение пяти лет. Вместе с нулевыми чеками лучше подклеивать их в одно место, например в специальную тетрадь. Если вы будете снимать ККМ с учета, налоговая инспекция может потребовать их на проверку.

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в "Книгу кассира - операциониста".

Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы "Книги кассира - операциониста".

6.3. Закончив оформление кассовых документов, кассир производит:

Щетками для чистки шрифтов чекопечатающего механизма;

Кистями для окраски подушек и валиков чекопечатающего механизма;

Пинцетами для изъятия застрявших чековых лент;

Формалином или другими средствами для периодической дезинфекции денежных ящиков кассовых аппаратов;

Соответствующими ключами к кассовым машинам.

Ключ для гашения технических прогонов должен находиться у старшего кассира.

После проведения технического обслуживания кассир:

Закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;

Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.

Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.

Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.

Открытие смены на кассовом аппарате

При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.

После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.

X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.

Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.

Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).

Авансовая система

При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.

Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.

Отключение электричества (света) при работе на кассе

Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.

Выбивается неправильная сумма на чеке

При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.

Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.

Возврат товара через кассу

Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.

Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.

При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.

Завершение рабочего дня на кассовом аппарате

В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.

Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.

Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.

При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.

Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.

После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.

Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.

Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.

Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.

Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.

В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.

Подготовка к работе.

Работа на ККТ. Ввод в эксплуатацию и техническое обслуживание, а также ремонт и списание кассовых аппаратов должно производиться предприятиями- изготовителями или специализированными предприятиями (ЦТО), имеющими соответствующие договора с предприятием-изготовителем на гарантийное и техническое обслуживание.

Ввод в эксплуатацию фиксируется в формуляре на кассовый аппарат. К работе на кассовых аппаратах допускаются лица, изучившие Типовые правила, имеющие квалификационную группу по электробезопасности не ниже третьей и прошедшие обучение и получившие удостоверение на право работы на кассовом аппарате в установленном порядке. Кассовый аппарат должен иметь заводской номер, который обязательно указывается во всех документах. На кассовом аппарате должны помещаться наименование, адрес, номер телефона ЦТО. Кассовые аппараты должны быть установлены в местах доступных для визуального просмотра покупателями и для подтверждения совершенной покупки выдавать потребителям кассовые чеки. По месту установки и использования кассового аппарата должен находиться его технический паспорт. Эксплуатация без техпаспорта запрещена. Запрещается эксплуатировать кассовый аппарат не опломбированный ЦТО или с нарушенной пломбой. Пользователь кассового аппарата обеспечивает регулярное и полное ведение учетной документации. Организацию эксплуатации кассовых аппаратов осуществляет владелец или назначенный приказом работник администрации. Обо всех обнаруженных неисправностях пользователь должен сообщить в ЦТО. Дата и время передачи сообщения регистрируются в журнале вызова технического специалиста. При вводе кассовых аппаратов в эксплуатацию должны присутствовать материально ответственные лица, которые будут работать на аппарате. До включения аппарата, замок должен быть закрыт, а ключ храниться у ответственного администратора. На каждый кассовый аппарат заводится книга кассира-операциониста, которая служит для ежедневной контрольной регистрации накапливающих денежных счетчиков кассового аппарата. Кассир не имеет права снимать кассу без разрешения ответственного администратора.

Техника безопасности при эксплуатации ККМ.

Рабочее место кассира должно быть оборудовано так, чтобы исключить возможность соприкосновения работающего с токовыводящими устройствами и др.

Включать в сеть кассовый аппарат следует через специальную розетку, которая должна быть заземлена;

Не разрешается применять предохранители, не рассчитанные на ток, предусмотренный технической характеристикой данного кассового аппарата, и включать кассовый аппарат в сеть без предохранителя;

До включения электромеханического кассового аппарата в сеть необходимо проверить вращение рукоятки ручного привода против часовой стрелки;

Перед включением кассового аппарата в электросеть надо осмотреть вилку, шнур, розетку и убедиться в их исправности;

Следует помнить, что у кассового аппарата с автоматическим открыванием денежного ящика во время выдачи первого чека происходит выталкивание денежного ящика под действием пружин не менее чем на 1/3 длины;

При остановке кассового аппарата по неизвестной причине, а также при внезапномстопорении необходимо отключить его от сети электропитания;

Все работы по проверке электромеханического кассового аппарата вести, используя ручной привод. При этом не следует применять чрезмерных усилий, чтобы проверить механизм кассового аппарата, остановившегося по неизвестной причине;

Запрещается проводить техническое обслуживание кассового аппарата, включенного в сеть электропитания;

После окончания работы на кассовом аппарате необходимо отключить электропитание, вынув штепсельную вилку из розетки;

Не следует допускать к работе на кассовом аппарате лиц, незнакомых с правилами работы и техники безопасности.

Реквизиты чеков.

Заводской номер кассового аппарата;

Порядковый номер чека;

Номер секционного чека;

Сумма денег, проводимых на счетчиках;

Количество товара; цена за единицу товара;

Символ клавиши «умножить»;

Стоимость товара;

Промежуточный итог;

Сумма денег, полученная от покупателя;

Сумма сдачи;

Коррекция последней строки чека;

Аннулирование;

Итоговая сумма всех покупок;

Фискальный чек;

Номер кассира;

Время выхода чека.

На контрольной ленте печатаются те же реквизиты, что и на чеке, за исключением:

Промежуточного итога;

Суммы денег, полученных от покупателя;

Суммы сдачи.

Организация работы кассира. После зачисления кассира на работу с ним заключается договор о полной материальной ответственности. В случае необходимости оставления кассиром работы все имеющиеся ценности должны быть пересчитаны и приняты другим кассиром в присутствии руководителя или главного бухгалтера. При получении денег от покупателя необходимо проверять их платежеспособность. Возврат наличных денег из кассы по неиспользованным чекам про- изводится при наличии на чеке разрешительной надписи руководителя или администратора торгового предприятия. Неиспользованные чеки хранятся в кассе до конца рабочего дня, а затем их наклеивают на лист бумаги и составляют акт. В конце рабочего дня кассир должен сложить деньги по купюрам и сдать старшему кассиру или заведующему магазина по расписке-квитанции или приходному кассовому ордеру.

Вопросы для самоконтроля:

1. Охарактеризуйте современную контрольно-кассовую технику.

2. Назовите правила эксплуатации и порядок работы на ККТ.

Список литературы:

Основная

1. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет [Текст]: Учбник. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2014.

2. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет Текст]:Учбник. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2013.

3. Бухгалтерский учет (финансовый и управленческий) [Электронный ресурс]: Учебник/Кондраков Н. П., 5-е изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 584 с.: Режим доступа: http://znanium.com/bookread2.php?book=511230# - ЭБС ZNANIUM.COM, по паролю.

Дополнительная

1. Сотникова, Л.В. Аудиторская проверка кассовых операций [Электронный ресурс]: практическое пособие / Л.В. Сотникова; под ред. В.И. Подольский. - М. :Юнити-Дана, 2012. - 207 с. - Режим доступа: http://ezproxy.vzfei.ru:3158/index.php?page=book&id=118252 - ЭБС biblioclub.ru, по паролю.

2. 26 положений по бухгалтерскому учёту [Текст]. – М. : Проспект, 2013.

3. 25 положений по бухгалтерскому учёту [Текст]. – М.: Эксмо, 2013.

4. Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».

Тема 2.5. Ревизия ценностей и проверка организации кассовой работы. Ответственность за нарушение кассовой дисциплины .

1. Понятие ревизии кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

2. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций.

1. Понятие ревизии кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Результаты такой инвентаризации отражаются в описях, составленных по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;

ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ- 15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными. Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.

При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем. До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи. При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; второй экземпляр – материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; третий экземпляр – бухгалтерии.

На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 10. В описи комиссия заполняет графы 11 и 12 о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.